Ai sensi del Regolamento 2016/679/UE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito GDPR), la Società LUANO CAMP S.r.l. Le fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei Suoi dati personali in relazione alla ricezione ed alla gestione delle segnalazioni relative al whistleblowing.
La società LUANO CAMP S.r.l. quale Titolare del trattamento di dati personali è il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” (art. 4, n. 7 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – RGPD o GDPR) in relazione alla “Procedura whistleblowing”.
Si informa l’interessato che la procedura whistleblowing è pubblicata sul sito istituzionale del Titolare al seguente link:
https://www.luanocamp.it/public/local/simplex/Frontend/whistleblowing/pdf/001-ATTO-ORGANIZZATIVO.pdf .
L’informativa privacy costituisce parte integrante e sostanziale della “Procedura whistleblowing” adottata dal Titolare.
Con il Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, l’Italia ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio europeo in tema di protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali; la disciplina comunitaria, è volta ad armonizzare le singole legislazioni nazionali in tema di WHISTLEBLOWING attraverso l’introduzione di un’adeguata tutela dei soggetti che, all’interno di imprese del settore sia pubblico che privato, intendano segnalare illeciti di varia natura, amministrativi, contabili, civili o penali di cui – chiaramente – siano venuti a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa.
IL D. Lgs. 24/2023 ha ampliato l’ambito di applicazione soggettivo della disciplina in materia di whistleblowing, estendendo la tutela in precedenza prevista per i soli dipendenti, anche ai collaboratori autonomi, ai liberi professionisti, ai tirocinanti retribuiti e non retribuiti, agli stagisti, ai clienti, ai fornitori, ai partner commerciali, ai distributori, agli agenti, agli azionisti, agli amministratori, ai soci, ai soggetti della direzione, ai soggetti degli organismi di vigilanza, e/o di controllo, agli ex dipendenti, ex collaboratori, ai soggetti in fase di selezione (candidati) ecc..
La società LUANO CAMP S.r.l. ha individuato l’Avv. Eugenio Pelosi quale soggetto deputato a ricevere e gestire le segnalazioni in materia di whistleblowing, il quale ai fini privacy assume il ruolo di titolare autonomo.
Si precisa che è fatto obbligo a chi riceve e gestisce le segnalazioni, di assicurare l’assoluta riservatezza delle persone segnalanti e segnalate, nonché il contenuto delle segnalazioni e degli altri soggetti terzi indicati nella segnalazione. Nessuna conseguenza negativa può derivare in capo a chi abbia, in buona fede, effettuato una Segnalazione.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare è del trattamento è la Società LUANO CAMP S.r.l. **(P.IVA 01375420526)__ in persona del legale rappresentante p.t., con sede legale in __Via Piemonte, 3, 53036 Poggibonsi (SI)__ recapiti: __email info@luanocamp.it – PEC luanocampsrl@legalmail.it - Tel. 0577 98851__.
RESPONSABILE PROTEZIONE DEI DATI (RSD O DPO)
l’Avv. Clementina Baroni (P.IVA 02001880356 e C.F. BRNCMN73T50L826B), in qualità di DPO con forza di nomina ad hoc, con sede legale in Via Domenico Francesco Cecati, 1/1, 42123 Reggio nell'Emilia (RE), recapiti: email dpo@studiolegaleavvbaroni.it - PEC clementina.baroni@ordineavvocatireggioemilia.it – Tel. 0522506307.
OGGETTO DEL TRATTAMENTO E CANALI DI SEGNALAZIONE
Il Titolare tratterà i Suoi dati personali (in seguito “dati”) identificativi e di contatto, nonché tutti gli altri dati che saranno da Lei inseriti volontariamente nella segnalazione ovvero nella documentazione allegata alla stessa. Non è escluso che il Titolare possa, altresì, trattare categorie particolari di dati, di cui all’articolo 9 e 10 del GDPR. Chi effettua la segnalazione (whistleblower) deve fornire a chi riceve la segnalazione, tutti gli elementi utili per consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il segnalante, verranno prese in considerazione solo qualora si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, siano tali cioè da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (esempio indicazioni di nominativi o qualifiche particolari, menzione di funzioni o mansioni specifiche, procedimenti o eventi particolari, ecc.). Si precisa che in caso di segnalazione anonima il segnalante non potrà ricevere l’avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni, non potrà avere riscontro entro tre mesi, ne potrà essere ricontattato per ulteriori informazioni da chi ha ricevuto e deve gestire la segnalazione. Colui che ha effettuato la segnalazione in forma anonima, tuttavia potrà rivelare la propria identità a chi ha ricevuto la segnalazione, anche in un momento successivo all’inoltro della segnalazione.
La segnalazione potrà essere eseguita attraverso le seguenti modalità:
A) Forma Scritta: segnalazioni scritte tramite posta tradizionale o raccomandata, trasmessa all’indirizzo del gestore delle segnalazioni. In tal caso, al fine di garantire la riservatezza del segnalante ed in vista della fascicolazione riservata della segnalazione a cura del preposto, è necessario che la segnalazione venga inserita a cura del segnalante in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “RISERVATA” al preposto alle segnalazioni Avv. Eugenio Pelosi ed indirizzata ad IntegHRa S.R.L., Via Arnolfo, n. 32, 50121, Firenze.
B1) Forma Orale: attraverso linea telefonica dedicata ed utilizzata solo dal preposto al numero 335.473007, il quale previo consenso del segnalante avrà la facoltà di registrare la conversazione telefonica contenente la segnalazione medesima.
B2) Ulteriore foma Orale: su richiesta di un appuntamento personale con incontro in presenza con il gestore delle segnalazioni.
In casi particolari l’interessato potrà effettuare la segnalazione ricorrendo al canale esterno Anac, ovvero potrà ricorrere alla divulgazione pubblica o alla denuncia all’Autorità giudiziaria.
Si precisa che la procedura della gestione delle segnalazioni (Procedura Whistleblowing), è stata predisposta dal Titolare in modo da garantire in ogni fase, la tutela di chi effettua la segnalazione da condotte ritorsive o discriminatorie, oltre alla confidenzialità/riservatezza della segnalazione. La persona che esegue la segnalazione sarà infatti protetta da ogni provvedimento disciplinare/ punitivo o da ritorsioni, per le segnalazioni inoltrate, sempre che siano state eseguite in buona fede e/o in base a un ragionevole convincimento.
Si precisa che il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell’Ufficio del Personale.
Sono escluse dal whistleblowing anche le seguenti segnalazioni:
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il Titolare tratterà i dati personali da Lei comunicati unicamente per le seguenti finalità:
La base giuridica dei trattamenti suindicati è rinvenibile nell’adempimento dell’obbligo legale previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, nonché nell’interesse legittimo del Titolare a prevenire e reprimere atti illeciti e se del caso a tutelare i diritti e gli interessi legittimi del Titolare e/o di terzi, anche in sede giudiziaria (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR). La base giuridica è, altresì, rinvenibile, per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati, nell’articolo 9, par. 2, lett. b del GDPR in quanto il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché nell’articolo 9, par. 2 lett. g del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante.
TEMPI DI CONSERVAZIONE
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di tempo non superiore a 5 anni dal termine di chiusura dell’istruttoria relativa alla segnalazione. In ogni caso, viene assicurata l’adozione di ogni misura tecnica e organizzativa adeguata a garantire la sicurezza dei dati personali ai sensi del GDPR. Successivamente alla decorrenza del termine dei cinque anni, qualora dovessero esserci necessità di conservazione per la tutela giudiziaria e/o per eventuali procedimenti disciplinari e/o penali in corso, i dati verranno conservati per garantire tale finalità anche oltre il limite dei 5 anni.
MODALITÀ E LOGICA DEL TRATTAMENTO
I Suoi dati personali verranno trattati ai sensi dell’art. 5 del GDPR e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. I trattamenti dei Suoi dati personali sono effettuati sia su supporto cartaceo che attraverso strumenti informatici, nonché oralmente, utilizzando procedure, strumenti e logiche tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza del contenuto della segnalazione (incluse le informazioni su eventuali segnalati) e dell'identità del Segnalante. Non ci sarà riservatezza del contenuto della segnalazione e dell’identità del segnalante nei seguenti casi: se la Segnalazione risulti infondata ed effettuata al solo scopo di nuocere al segnalato o per grave imprudenza, negligenza o imperizia del Segnalante; se l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, etc.); se nella Segnalazione vengano rivelati fatti tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano dovuta la Segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio, attentati, ecc.).
SEGRETEZZA DELL’IDENTITA’ DEL SEGNALANTE
La procedura whistleblowing adottata da LUANO CAMP S.r.l. è strutturata in modo da non rivelare l’identità del segnalante. Qualora fosse necessario, nei casi tassativamente previsti dalla legge (art. 12 commi 2° e 5° del D.Lgs. 24/2023), rivelare l’identità del segnalante ovvero qualsiasi altra informazione da cui potrebbe evincersi direttamente o indirettamente l’identità del segnalante, il gestore della segnalazione richiederà al segnalante e solo in quel momento, se lo stesso intende manifestare il proprio consenso a rivelare la propria identità (ad es. tale necessità potrebbe sorgere per garantire il diritto di difesa del soggetto segnalato, destinatario del procedimento disciplinare). Sarà il gestore della segnalazione a richiedere al segnalante il suo espresso consenso mediante apposita richiesta.
DESTINATARI DEI DATI
I Suoi dati saranno resi accessibili al soggetto deputato a ricevere e gestire le segnalazioni, nonché ai soggetti autorizzati ex art. 29 GDPR che operano sotto l’autorità del soggetto che riceve e gestisce le segnalazioni nonché sotto l’autorità del Titolare sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità di trattamento dei dati, ovvero a terze parti che forniscono servizi necessari all’espletamento delle finalità di cui al punto 2 e 3 della presente informativa e che sono designati responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR. Un elenco completo dei Responsabili esterni e dei soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede di LUANO CAMP S.r.l.
I Suoi dati personali potranno essere altresì comunicati a soggetti pubblici, per l’adempimento di obblighi di legge o per soddisfare richieste dell’autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.
TRASFERIMENTO DEI DATI
Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali al di fuori dello spazio UE. I server sono ubicati nello spazio UE. Tuttavia, il Titolare si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud, nel qual caso i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate così come previsto dall’art. 46 GDPR.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
In relazione alle finalità di trattamento e in qualità di Interessato, Lei potrà esercitare i seguenti diritti:
a. Diritto di accesso ai dati personali (art. 15 GDPR): ottenere la conferma dell'esistenza o meno di trattamenti di dati personali che La riguardano, nonché di ottenere una copia dei suddetti dati;
b. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti o la cancellazione;
c. Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione, senza ingiustificato ritardo, dei dati che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR;
d. Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR;
e. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti dal Titolare e di ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR;
f. Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano, per motivi connessi alla Sua situazione particolare;
g. Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 77 GDPR): proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Si precisa che le richieste formulate da ogni Interessato potranno essere oggetto di diniego nei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, il Titolare del trattamento fornirà un riscontro all’Interessato, eventualmente dando evidenza delle ragioni del diniego. Un caso che giustifica il diniego è quello in cui l’esercizio di tali diritti possa procurare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive connesse alla gestione delle segnalazioni o per l’esercizio del diritto in sede giudiziaria da parte del titolare e/o di terzi limitatamente a tale periodo di tempo.
MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI E COMUNICAZIONI
L’interessato potrà esercitare i suoi diritti conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del Regolamento UE 2016/679, inviando una:
oppure contattando il DPO, inviando una:
L’interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante ai sensi dell’art. 13 parag. 2 lett. d) del suddetto regolamento nonchè ai sensi dell’art 77 del regolamento.
I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto agli interessi elencati nell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 s.m.i.